Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos más eficaz y menos errores de entrada de datos.
PAGINAS DE ACCESO A DATOS.
Para que los datos estén disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una página de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño creado en la vista Diseño o con el diseño que haya elegido en el Asistente para páginas.
FORMULARIOS
Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la entrada y visualización de datos de las tablas.
EJEMPLOS:
de elementos gráficos o de texto que hayan sido añadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, o simplemente como elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa, líneas y demás objetos de dibujo.
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.
La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.
La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos.
Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.
CONSULTAS
Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.
EJEMPLO:
INFORMES
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe.
EJEMPLO:
- Utilice un informe para crear etiquetas postales.
- Utilice un informe para mostrar totales en un gráfico.
- Utilice un informe para calcular totales.
Vista Diseño de la tabla
En la vista Diseño de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o agregar, eliminar o personalizar los campos en una tabla existente.
Cómo relacionar dos tablas
Un campo común relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar o imprimir. En una tabla, el campo es una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.)
- Imprimir u obtener una vista previa de los datos.
- Revisar la ortografía.
- Cortar, copiar o pegar el texto seleccionado, campos, registros completos o toda la hoja de datos.
- Ordenar registros.
- Filtrar registros, y buscar o reemplazar valores.
- Agregar o eliminar registros.
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